轨道交通工程档案管理现状、方法及对策工具研

一、 轨道交通工程档案管理现状分析

1.1 工程档案完整性难以确保。在城市轨道交通工程建设过程中，需要多方合作才能完成工程。因来源多样，故在数据和资料的收集上就相当困难。参建方甚至個人都可能掌握着相关的资料，并不是所有的人都能够很好地配合档案资料的收集工作，面对多样化的个体，因沟通及控制成本边际效应剧增，故对于每一个人的资料收集起来就很难，所以档案的完整性就必然欠缺。此外，工程随时会出现变更，这些变更对于工程档案来说，可谓是牵一发而动全身。如果反复地修改工程图的话，就给工程档案的归档带来了严峻的挑战。在工程进行中，这些档案会随时被不同的需求者进行调阅，档案散失风险由此产生。

1.2 管理体制不完善。工程档案的主要工作分为三部分，首先是收集，将所有和工程档案相关的资料和数据收集到一起。然后对收集的所有资料整理和归类，不同资料与不同数据要分开整理。最后进行归档，分门别类地进行储存管理。在现实工程档案管理中，这三项工作的职能划分并不明显，因缺乏制度化的档案权责清单，或者未将档案形成责任、收集责任与岗位适度匹配，业务流与归档流分割，使得职员并不清楚自身真正的职能[1]。这就使得工程档案管理变得混乱。相同的工作会重复进行，有的工作可能一直都处于搁置状态。整个工程档案管理工作无序。

1.3工程档案利用率不高。现在的工程档案管理工作过于形式化，使得工程档案到最后成为一种应付检查或项目验收摆设。首先是相关人员对于工程档案的认识不够，觉得工程档案只是属于工程收尾的一项总结工作。除了认识不足之外，工程档案中一些数据的真实性还有待考证。为了使得工程表面上看起来很完美，往往在数据收集工作时就会出现一些偏差，这些偏差使得工程档案的内容失去了真实性。

二、 轨道交通工程档案管理方法

2.1 工程档案管理原则。为确保竣工资料的顺利编制和工程的顺利实施，工程内业务资料应实行规范化管理，档案管理要有明确的存档原则。第一，所有资料、档案之原件必须存放在项目经理部，工区有条件时可保留一份原件，否则至少保留一份原件的拷贝件;第二，资料存档实行专人、专室、专柜管理[2];第三，各科室和工区应严格遵守工作程序，及时做好信息的收集和资料的整理工作;第四，借阅资料必须实行登记管理制度，严禁将资料乱堆乱放，随意存取;第五，除主管领导特许外，任何资料、文档不得外借或携带出本合同段。

2.2 工程档案过程控制。平时应做好工程文件资料立卷工作，对于归档文件要认真核查，发现问题及时解决。对每次归档的资料要进行核查，若发现资料有乱涂乱画、漏签等现象，需将资料及时返还工区进行更正，以确保资料的完整。对于交来的资料要及时归档，避免资料大量积压造成资料归类错误或流失[3]。

2.3 工程档案分类存档方法

2.3.1质检资料的归档按单位工程分类存放。按照《城市轨道交通工程质量检验评定标准》规定，将合同段工程化分为若干个单位工程，每个单位工程分为若干个分部工程，每个分部工程分为若干个分项工程，每个分项工程包含各有关方面的资料[4]。实行分类、分区、分柜存放。应保证每个档案盒内都有分项工程资料的目录，每个档案柜上有分部或单位工程的文件包清单目录，以便随时查阅和使用。同时按照资料的存放顺序建立与之相对应的电子资料目录。按单位、分部、分项工程或文件类别建立相应的文件夹，对于要查找的文件，通过树形电子目录查询就可以及时、准确地查找到资料所处的具体位置。

2.3.2施工详图按施工设计图的图号顺序进行存档。

2.3.3各单位往来文件按来文、发文单分类后，再按文件性质分类存档。发文由办公室负责报送，送件人应把文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并由收件人签名，发出文件的原稿，送资料室存档。来文签收由行政办专人负责，对所收之文件，签收人及时登记，并根据来文的内容及其来文所涉及事件的紧急状况，及时送有关领导签阅，及时处理[4]。签阅后需要转发的文件，由各科室负责人签收，并及时进行登记，并按领导批示及时处理。

2.4 工程档案移交。各施工单位应按照业主单位统一要求，对工程档案按照有关规定进行收集、整理、分类、编制、装订等工作，上交前应比照交付标准要求进行内部验收，合格后向业主单位档案科移交。工程档案网络录入工作由施工单位负责，录入内容按照相关文件规定进行，业主单位科技部、档案室负责检查、监管、验收。新领域项目和工程复杂项目，施工单位交付前应与业主单位科技部有关管理人员沟通，确保上交内容满足要求。对于不符合交付标准的，业主单位档案科不予接收。并按合同约定，对工程款予以扣减，或者延期支付工程款项。

文章来源：《交通工程》 网址: http://www.jtgczz.cn/zonghexinwen/2022/0112/466.html